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网上自助报账、查询系统服务指南
2018-10-09 16:32   审核人:

 

网上自助报账、查询系统

服务指南

2018年版)

长春师范大学计划财务处编制

○一八年九月

网上自助报账、查询系统

“网上自助报账、查询系统”是学校教职工在网上完成财务报销、工资及财务信息查询的平台。教职工通过访问学校主页“公共服务”栏目,选择“网上自助报账系统”或“工资及财务信息查询”进入系统。

“网上自助报账系统”中,可自助填写报销内容、打印报销单;然后将负责人已审核并签字的报销单及原始票据送至计划财务处办理报销,无需排队、直接办理;计划财务处根据用户网上提交的申请数据以及原始凭证进行审核后,再通过该系统将报销金额转入指定账户,从而快速完成整个报销过程,减少教职工排队等候时间。

“工资、财务信息查询系统”中,可查询职工本人工资信息,部门领导、项目负责人可查询其管理的部门、项目财务收支明细账。

“网上自助报账、查询系统”借助网络信息技术,使用户可在任何一台我校校园网联网的终端上进行报销申请、财务信息查询、打印等操作,不受时间和空间限制,为广大教职员工提供了便捷、高效的财务报销模式。

长春师范大学计划财务处

○一八年九月

   

一、网上自助报账系统 1

(一)网上自助报账前的准备 1

(二)网报流程 3

(三)登录系统 3

(四)授权 7

(五)填制报销单 10

(六)状态查询 27

(七)注意事项 30

二、网上查询系统 32

(一)工资查询 33

(二)科研可用额度、项目明细账查询 34


一、网上自助报账系统

(一)网上自助报账前的准备

1、浏览器要求

推荐使用IE8浏览器(注IE8 浏览器安装包可在网上报账系统中的上端“财务报销注意事项及表格下载”获得)、火狐浏览器等,但请不要使用360浏览器。

2、可通过网上自助报账系统报销的业务

日常报销、国内差旅费报销、借款(含未取得发票的汇款、支票),其中“日常报销”是指除国内差旅费报销和借款以外的所有已取得发票的报销业务。

3、可通过网上自助报账系统报销的项目

部门(学院)下所有预算项目(不含绩效工资等人员费用)、科研项目、教研项目。

4、不可通过网上自助报账系统报销的业务

党费报销、支付教材费、外请专家劳务费、咨询费、支付押金、质保金、外聘教师课时费、模特费、勤工助学金、各类学生补助等。上述业务按原付款方式填写请款单或外请专家劳务报销单到计划财务处窗口办理。

(二)网报流程

(三)登录系统

进入长春师范大学主页,公共服务,点击“网上自助报销系统”进入。

IE8浏览器地址栏中输入

http://202.198.96.179:8097// 然后按回车键;

进入网上报账系统登录界面之后,在职教职工首次登陆网上报账系统的账号为工号,密码为工号。登录之后,请尽快修改密码。

在登录之后,系统会提示“请先填写您的手机号码”。

点击确定后,单击“联系电话”后的空白格填写手机号。该手机号码作为之后报账流程中财务处与您联系的保障,请您务必正确填写您的手机号,并完善其他基础信息。

正确填写个人手机号码之后,点击保存按钮,自动进入网上自助报账系统,界面如下图:

(四)授权

用户登录系统之后,依次点击功能按钮区域的“我的项目”“项目授权”,进入项目授权界面。

1、项目授权

在项目授权模块,先将需要授权给被授权人的项目勾选,然后在“被授权人工号”中填写被授权人的工号。请务必准确填写,回车后会显示被授权人姓名。然后填写被授权人使用

项目截止时间(若长期有效,可将日期填的久远一点)。授权额度模式分为更新模式和追加模式,一般情况下请选择追加模式。填写完成后点击“确定”,点击“重置”,可以重新勾选授权项目,重新填写授权人工号。

2、取消项目授权

依次点击功能按钮区域“我的项目”“项目取消授权”,进入取消项目授权界面。页面显示出已经授权的项目,用户可勾选一个或者多个需要取消的项目,点击上方“取消授权”,即可完成操作,操作界面如下:

3、查看授权日志

点击上方“查看项目授权日志”,页面显示授权项目操作时间等信息。

(五)填制报销单

1、日常报销业务

用户登录系统之后,单击页面左上方的“日常报销”,出现以下界面:

填报的具体操作步骤如下:

1)选择费用列支的项目。单击“部门名称/项目编号”列下显示的“+”号,系统出现该用户负责和被授权的所有经费项目。

单击选中项目的项目编号或者项目名称(蓝色字体)后返回录入界面。(必须点击蓝色字体部分才能选择成功!!!)

2)填写报销内容。单击“报销内容”下的“+”号,如项目为除科研经费的其他项目可进入如下填报界面。

如项目为科研经费的可进入如下填报界面。

日常报销按照每行子项目后的相应解释,将报销内容按照相关子项目分类。用户对在该经费项目下填报的票据进行分类汇总后,分别在相应的子项目下,如“办公用品”、“书报杂志”等后面必须填写单据数和金额。关键字摘要填写的内容为借款事由,如学生活动购买办公用品。

填写完毕后,点击“保存并返回前一页”,返回录入界面,则该项目填报的内容即显示在相应位置。若用户在以上界面发现项目名称选择错误,或者项目内容填写错误,只需再次点击“+”号即可回到选择界面进行修改。

用户若还想在其他项目列支其他费用,则在日常报销的录入界面中依次点击“项目名称”和“报销内容”的“+”号添加相关内容,步骤如上。

①在所有报销票据填报完毕后,点击该页面上面的“下一步(填写支付方式)”进入支付界面,根据需要选择不同的支付方式,具体参照“支付方式的选择”的详解部分。

②在选择支付方式完成之后,若未选择“提交”,则报销单进入“待提交业务状态”可返回修改,若选择“提交”,则报销单进入“已提交业务”状态不能修改。再打印报销单,签字后交予财务处。

2、差旅费报销业务

单击右上角的“差旅费报销”,出现以下界面:

填报的具体操作步骤如下:

1)选择项目名称并填写相应信息。在单击“+”号选择完相关项目并返回之后,会出现如下界面。然后再填写相应的部门名称等信息。

以上图片中“方框”内为必填项目。注意:若有多位出差人,则姓名之间用“、”隔开(如果出差人数太多,则只用填写一人的姓名,例如“张三等”,在附件中另附出差人员名称和相应职别);出差人职务、职称按照姓名的填写顺序填写,以方便财务人员核准每位出差人员的交通与住宿是否超过规定标准;“人数”一栏填写具体出差人数,请如实填写。

2)城市间交通费的填写。汽车、火车、飞机、轮船,需点击后方“行程单”进入页面后据实填写。自驾车差旅,请写明起始地点和目的地,但不报销路桥费等费用。下面以出差人乘坐火车为例,点击“火车”这一行后方的“行程单”进入页面填写。

注意:①往来行程采用不同交通工具的,请分别按照时间顺序在不同交通工具后方的“行程单”页面填写;②同一行的“起始时间”和“结束时间”分别代表出发和到达目的地的时间;③票别处填写“二等座、硬卧、软卧”等相关信息;④在填写完毕后勾选需要报销的行,再点击“保存并返回前一页”之后,跳转回差旅报销界面。

3)其他信息的填写。其他信息可在差旅费报销页面直接填写,只用填写“票据张数”和总“金额”就可以了。

注意:其他费用包含订票费、退票费、保险费等相关费用。

4)生成报销单。用户确认信息填写无误后,点击“下一步(填写支付方式)”进入支付方式填写界面,参照支付方式详解进行操作。支付方式填写完毕并进入“已提交状态”后,用户需打印报销单,签字后交至财务处。

3、借款业务

根据《关于公务卡限额和预付款管理的补充规定》,只有在持有业务协议的情况下才可办理借款或预付款业务,其他特殊情况请事先征求计划财务处同意,否则原则上不予借款。

点击右上角的“借款”,出现以下界面:

具体操作步骤如下:

1)选择项目。点击“项目”右侧“+”号进入页面选择借款的项目,并依次填写借款金额、用途、冲账日期等信息。其中:

①“借款金额”:须用阿拉伯数字填列,下方大写会根据所填写的金额自动列示;

②“预计冲账日期”:根据相关规定,借款应自发生之日起一个月内冲销完毕;

2)在确认借款单所有信息填写无误之后,单击“下一步”。单击提示对话框“确定”按钮,进入支付界面,选择支付方式并确定之后,页面会跳转回借款页面,请再次核对借款信息后,点击“下一步(提交)”。

3)打印并签字后交至财务处。

4、支付方式的选择

在日常报销和差旅费报销界面显示共有三种支付方式,分别是冲借款、对公支付(支票)、对私支付(校内、外)。如下图:(在页面下方会显示用户此次填报的金额)

报账人员根据本次报账需要填写一种或者多种支付方式(多种支付方式的合计金额等于本次报销金额)。下文将对三种支付方式一一介绍:

1)冲借款:在支付方式页面下,点击 “冲借款”按钮 。系统界面显示出该负责人项下所有借款,如下图所示:

单击需冲销的借款右侧“是否冲销”列下的复选框;在冲销金额中填写本次需冲销的金额,确认无误后,点击“确认”。然后点击左上方的“关闭”。若冲销金额填写错误,可以单击下方冲借款最右侧“删除”按钮 ,删除该笔冲借款方式,然后再按照上述步骤重新操作即可。

2)对公支付(将金额转到对方单位账户):转账和汇款都属于此种付款方式。若选用对公网银,用户务必正确填写对方单位全称、所在省市(转账为湖北省武汉市)、对方单位的开户银行、对方单位账号、金额等信息。

3)对私支付:该方式是针对个人的支付业务。转账给校内人员需正确填写支付对象的工号,统一是公务卡号或工资卡。若对个人付款多于一项,可以点击页面右侧“ ”实现。

注意:①一次报销业务可以同时选择多种支付方式。每一种支付方式也可以选择多次,通过“ ”按钮即可实现。只要查看页面右下角差额,差额若为0,则表示报销发票金额与支付金额完全一致;②若选择对公网银,用户务必依次正确填写对方单位全称、所在省市、对方单位的开户银行、对方单位账号、金额等信息;③冲借款方式所显示的借款为用户所负责的项目经费中包含的所有借款,不仅仅只有以用户名义借出的借款,若用户有其他未被授权的项目的借款,则在冲借款的时候是看不到这一条暂付款的。

5、报销单样式

提交成功的报销单有明显的二维码和条码信息,如没有则说明报销单制单不成功,需退回到修改环节进行修改后,重新提交、打印。

(六)状态查询

报销单状态共有五种:待修改业务、待提交业务、已提交业务、已完成业务、失败业务。

1、待修改业务

“待提交业务”中发现报销单有问题需要更改,而退回修改的业务。在左边勾选需要修改或者删除的业务,在最右方点击“修改”或者“删除”。点击“修改”的业务将会退回到填报界面。

2、待提交业务

在填报完报销单并选择了支付方式之后,并没有点击“下一步(提交)”的业务,将自动进入“待提交业务”。待提交业务若有问题,可以退回到“待修改业务”状态进行修改。在左方勾选需要修改的业务,点击“退回修改”,再去“待修改业务”中查找报销单并修改;若点击“确认提交”,则进入“已提交业务”状态。

3、已提交业务

在该状态下的业务不可以直接修改,如需修改或删除可以先选择需要修改或删除的报销单。点击左侧“取消提交(冲正)”将报销单退回到“待提交业务”。在“待提交业务”中退回修改,才可以修改或删除。

4、已完成业务

显示财务已经处理完毕的业务。不可修改及删除。

5、失败业务

显示财务处退回的业务。直接勾选相应报销单行,点击退回修改,退回到“待修改业务”直接修改或者删除。

(七)注意事项

1、不改变报账规定和审批程序

实行网上报账系统后,仅仅只改变了学校在职教职工以往的报账填报方式,相关的财务报账规定、相应的制度和审批程序不变。同时,由于报账人不能在现场与财务人员沟通,所以请按照您填写的顺序来规范粘贴票据,若由于票据粘贴不规范导致财务报销金额与在职教职工填报金额有出入,反复核对,会浪费您的宝贵时间。

2、支付方式为“冲借款”的一定要将纸质材料送交计划财务处记账。

3、差旅费报销补充说明

差旅费填报为“三个一”原则,“一个项目、一趟差旅、一张报销单”。

出差人员姓名和职别一定要按照对应的顺序填写,便于财务人员核对交通工具和住宿的标准。

会议、培训伙食补助、交通补助按往返各一天计发,如遇天气、交通等特殊情况,需要写情况说明,并经部门领导批准后,可按实际往返天数计发。科研调研、公出等按照实际出差天数核算补助。

外出培训、会议、调研、公出等,不予报销机场大巴、伙食等发票,统一在补助中核算。

教学技能竞赛差旅费、实践教学教师差旅费需按照教务处文件要求填写补助金额。

二、网上查询系统(工资、项目查询)

(一)进入长春师范大学主页,公共服务,点击工资及财务信息。

(二)工资及财务信息查询,进入个人查询,输入用户编码(工号),用户密码(身份证后6位)。

点击教工工资,查询工资信息。

(三)可用额度、项目明细账查询

进入项目查询,输入部门编号、项目编号,密码(初始密码123456)。

点击项目额度汇总表查询科研项目可用额度,点击项目明细账查询项目支出明细表。

结束语

计划财务处“网上自助报账、查询系统”自2016年9月试运行以来,不断改进,广大教职工使用率及认可度越来越高,初步实现了先进的财务信息化报销模式。今后,我们将进一步升级、完善该系统,逐步实现个人收入网上申报、手机app网上签批、短信提醒等功能,建设完成财务信息化综合平台,为广大师生员工提供更加优质的服务。

对大家一直以来对财务工作的支持深表感谢!

业务咨询电话:0431-86168736

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